La línea entre las tareas de una empresa y la comunicación con los clientes es muy delgada. Normalmente unas derivan en las otras y resulta muy difícil organizarlas utilizando un gestor de tareas por un lado y un gestor de correo electrónico por otro. Gmail tiene como ventaja que es uno de los gestores de correo más completos y eso se nota a la hora de encontrar soluciones a diversos problemas cotidianos como este.
La principal forma de utilizar Gmail como CRM (Client Relationship Manager) es por medio de etiquetas. Podemos crear una serie de etiquetas por defecto:
- Acción necesaria: Aquellos emails que no deben olvidarse hasta que esté realizado lo que aparece en ellos. Por ejemplo, si estás pendiente de un traspaso de dominio que no depende de ti.
- Siguientes: Aquellos emails que deben contestarse cuanto antes.
- En espera: Emails que deben ser contestados por un cliente/compañero de trabajo.
Cada vez que recibamos un email que se corresponda con alguno de estos casos, solo deberemos etiquetarlo y, si no esperamos una respuesta podremos archivarlo para mantener limpia la bandeja de entrada de nuestro correo. Cada vez que queramos ver lo que debemos hacer, solo tendremos que acceder directamente a la etiqueta correspondiente, a la que le podremos asignar un color en función de su importancia (yo utilizo: rojo, naranja y amarillo.
Si resulta demasiado pesado seguir todo este proceso sin ningún tipo de ayuda, existe un complemento genial (y con versión gratuita), llamado ActiveBox que nos facilita muchísimo la tarea, añadiendo botones a Gmail para asignar las etiquetas arriba mencionadas automáticamente y añadiendo otras funcionalidades como la organización de emails en proyectos.
Lo bueno de ActiveBox es que funciona como complemento de Firefox y Chrome (de momento no tiene versión para Safari) y el contenido creado con el complemento no se borra cuando este se desinstala porque esta solamente modifica la apariencia de la página como lo hacen otras extensiones como GreaseMonkey.
Las diferencias entre la versión gratuita y la de pago (25$ al año) no son demasiado importantes: añadir notas a los emails, crear eventos en Google Calendar relacionados con emails o establecer un “deadline” a algunos emails/tareas.
Creo que para la mayoría de las pymes utilizar un sistema tan básico como este ya supondría una gran mejora en productividad, aunque fuese como medida temporal hasta la adopción de una solución más centralizada, aunque todo depende de las necesidades de cada empresa, obviamente.
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